КРАТКА ИНСТРУКЦИЯ ЗА ПОЛЗВАНЕ НА СОФТУЕР

ATTENDANCE MANAGEMENT

Съдържание:

  1. Стартиране на програмата

  2. Дефиниране на устройства и комуникационен интерфейс

  3. Дефиниране на компания

  4. Дефиниране на отдели

  5. Синхронизиране на времето

  6. Добавяне на работен план

  7. Добавяне на работен график

  8. Добавяне на служители

  9. Качване на потребителска информация

  10. Прикачване на работните графици към служителите

  11. Сваляне на потребителска информация

  12. Сваляне на събития от устройството/ата

  13. Ръчно добавяне на събития

  14. Справки

  15. Експорт на справките


      1. Стартиране на програмата

При стартиране на програмата това е първия ( основен ) прозорец, който ще видите. По подразбиране няма въведен потребител и парола. Създава се допълнителнo при необходимост.

 

Kъм съдържанието

2.Дефиниране на устройства и комуникационен интерфейс

След като предварително сте задали IP адрес на терминала за работно време първото нещо, което трябва да направите е да добавите устройство/а , за да има с какво софтуера да комуникира. За целта избираме икона device от основното меню. Ще видите прозореца, показан по- долу на фигурата. По подразбиране има въведени 2 устройства. Избирате устройство 1 и коригирате настройките за комуникацията.( RS 232 или Ethernet ). Съответно ако е RS 232 си избирате номер на COM порта , а ако е Ethernet въвеждате номера на IP адреса. Ако имате само едно устройство ще трябва да изтриете второто, а ако са повече от едно продължавате по същия начин. Може да въведете име и номер на устройството, а останалото оставете без промяна. Когато приключите с тези операции затворете прозореца .

 

За да проверите дали всичко е наред можете да опитате да се свържете с устройството/ата. Маркирате го, натиснете десен бутон на мишката и изберете connect. След кратко забавяне в колонка status ще изпише connected , което означава ,че всичко е наред. Ако нямате комуникация и се затруднявате потърсете помощ от служител на ''Полимекс Холдинг ''ЕООД.

Kъм съдържанието

3.  Дефиниране на компания

Въведете името на компанията след като изберете Attendance Rule от вертикалното меню и подмените OUR COMPANY с името на вашата компания.

Kъм съдържанието

4. Дефиниране на отдели

Във вертикалното меню от лявата страна на екрана избирате Department list. Маркирате компанията и с бутона add добавяте нов отдел , на който трябва да му зададете име. По същия начин можем да създаваме и подотдели както и да изтриваме и преименуваме ( delete / rename )

Kъм съдържанието

5. Синхронизиране на времето

Часа и датата на устройствата трябва да са еднакви , за да не се получават недоразумения в справките. За целта трябва да се уверите , че датата и часа на компютъра са верни след което да се свържете с устройствата. Всяко по отделно да изберете с десен бутон и да натиснете sync time.

Kъм съдържанието


6. Добавяне на работен план

Добавянето на работен план е необходимо за да може да се дефинира работно време в различните дни от седмицата.

За целта трябва да изберете maintenance timetable. При следващия прозорец избирате cancel след, което ще видите прозореца, показан по-долу. Натискате add за добавяне на ново работно време и попълвате празните полета по реда им.

  1. име на работното време.
  2. начало
  3. край
  4. минути след началото в които няма да се отчита закъснение
  5. минути преди края в които няма да се отчита тръгване по-рано
  6. начало на влизане
  7. край на влизане
  8. начало на излизане
  9. край на излизане
  10. брои се като един работен ден (1)
  11. ( 0 )
  12. когато приключите попълването избирате post за да запазите въведената информация.

Ако имате и други работни времена ( например в събота ) се добавят по същата последователност .

Kъм съдържанието

7.  Добавяне на работен график

Добавянето на работен график е необходимо, за да може да определите кои дни от седмицата или месеца ще бъдат работни. За целта избирате Shift management от вертикалното меню, при което ще видите прозореца , показан на долната фигура , разположен в дясно. Избирате add за добавяне на нов график, описвате името му и натискате +add time .Ще се появи нов прозорец , показан на фигурата в който са включени всички създадени работни планове. Избирате един от тях и отметнете дните ,в които ще се използва съответния график. След приключване на добавянето изберете save , за да запазите промените.

Kъм съдържанието

8. Добавяне на потребители

Добавянето на потребители става като отворите икона employees. Ще се появи прозорец с полета за попълване и списък с въведените служители. Избираме компанията или отдел (ако има създадени) и натискаме add за добавяне на нов служител. Автоматично се допълва следващия поред потребителски номер. Трябва да въведете името на потребителя , останалите данни и снимка ако желаете.

Ако ползвате картова система:

Ще трябва да въведете номер на служителя там където пише card number.

След като въведете всички или част от потребителите трябва да изпратите потребителската информация към контролера, за да може четеца да реагира положително на поднесената карта.

 

Ако системата е биометрична:

Ще трябва да се свържете с устройството, на което ще се регистрират пръстовите отпечатъци. Списъка с устройства се намира в долния десен край на прозореца (fingerprint manage – за инструкцията устройството е регистрирано като vhod. Натискате бутона ,за да се свържете с терминала при което ще се почви прозорец с 2 ръчички. Максималният брой пръстови отпечатъка за един служител са 10 броя. Избирате с мишката един от пръстите на картинката. След това свързаният терминал ще очаква регистрация на пръст – 3 пъти последователно , поставен по един и същи начин с един и същ натиск. Ако регистрацията е успешна бутона ОК ще светне в зелено и тогава можете да го натиснете , за да потвърдите регистрацията. В противен случай ще трябва да продължите по същия метод.

Kъм съдържанието

9.  Качване на потребителска информация

Изпращането на потребителската информация към контролерите е необходимо за обновяването на потребителската информация. За целта трябва да се свържете с устройствата и да изберете upload user inf. Ще се появи прозорец със списък на всички досега въведени служители, които са маркирани по подразбиране. Ако искате да прехвърлите всички имена натиснете upload и маркирайте име/номер на устройство към което искате да направите прехвърлянето.

Kъм съдържанието

10. Прикачване на работните графици към служители

Прикачването на работните графици е необходимо за всички служители , на които ще се отчита работно време.

Избирате Employee schedule. Ще се отвори прозорец със списък на служителите. Маркирате един или всички служители и натискате бутон arrange shifts. Ще се появи прозорец, показан по-долу. Със знака плюс ще добавите работния график , а останалите маркировки трябва да са отметнати по същия начин както е показано на фигурата. Също така трябва да смените крайната дата за валидност на графика(например с 2 години напред). След като приключите изберете ОК за запазване и затворете прозореца.

Kъм съдържанието

11. Сваляне на потребителска информация – download user info

С тази операция ще изтеглите , данните за служителите , разположени в устройството. Не избирайте download освен ако не се налага , защото имената на потребителите в устройството са съкратени и ще подменят тези в софтуера. Тази опция се използва основно за триене на потребители от контролера. Когато се отвори основния прозорец избирате browse , за да излезе списъка със служителите и маркирате само тези, които желаете да изтриете. След това натискате delete.

Kъм съдържанието

12. Сваляне на събития от устройството/ата

Тази опция е една от основните преди генерирането на справките. Свързвате се с всички устройства и изтегляте събитията с натискане download attendance log.

Kъм съдържанието

13. Ръчно добавяне на събития

Целта на тази функция е ръчно да се въведе събитие, когато някой от служителите е болен, в командировка или друго. Целта е да се избегнат отсъствията в справката , когато някой е имал причина. Подробно да се опише причината за отсъствието , а не да се правят допълнителни списъци или таблици.

За въвеждане на събитие изберете attendance от хоризонталното меню и employee leaving on business... . Избирате служител и натиснете add за добавяне на събитие. Определете начална и крайна дата и вид на събитието ( болен, отпуск, служебно пътуване или друго). В полето reason можете да попълните причина за въведеното събитие.

Kъм съдържанието

14. Справки

За да направите справка за работно време изберете икона report от главното меню. Ще се появи прозорец , в който трябва да се избере име на отдел , име на служител или All , за да излезе справка за всички служители. Разбира се предварително трябва да сте задали период ( начало и край ) и след това да натиснете бутон calculate. След кратко пресмятане от страна на софтуера ще се появи показания по-долу прозорец с пресметнати данни за съответните служители.

Пресметнатите данни може да разгледате в четири варианта.
Clock in/Out Exceptionsпоказва събитията от началото до края на зададения периода. Ако имате съмнение за неточност при сметките за работно време може да погледнете списъка със събитията.

 1. Shift Exceptionsпоказва справка за работно време ден по ден за целия избран период. С бяло са показани дните , които са изпълнени без закъснение или тръгване по-рано. В син цвят са оцветени дните , в които служителя е отсъствал. Останалите дни , които са отбелязани със зелено и червено са дни в които има нарушения ( late / early).
2. Misc Exceptionsпоказва справка за направените почивки от служителите ако се използват функционалните бутони.
3. Calculated itemsпоказва обобщена справка за избрания период (за всеки служител в един ред).

На фигурите по-долу са показани три от справките , за които четохте досега.

 

Има допълнителни варианти за справки, вградени в програмата. След натискане на бутон report ще се покаже следния списък с варианти. Разгледайте ги и преценете дали ще ви бъдат полезни.

 

 

 

 

 

 

 

 

В дясно на прозореца със справките ще видите допълнителното меню, с което можете да промените цвета на някои от квадратите. Също така можете да пускате различни филтри , изредени отдолу.

 

Kъм съдържанието

15Експортиране на справките

Експортирането на справките ви дава възможност да конвертирате това , което виждате на екрана в друг външен файл подходящ за допълнителна обработка.

Вариантите са два:

15.1. След като достигнете до желаната от вас справка изберете бутона export data . Ще се появи показания по-долу прозорец , където можете да изберете желаните от вас колонки от справката. Изберете ОК след което окажете име и път на файла , за да го запазите на вашия компютър. Този експорт е само към Майкрософт Ексел.

 

 

15.2. Можете да достигнете до Напредналия експорт като натиснете десен бутон на мишката и изберете advanced export . Тогава ще се появи показания по-долу прозорец , в който можете да си изберете типа на файла , към който желаете да експортирате.

За допълнителни въпроси обадете се на служител от фирма „Полимекс Холдинг“ ЕООД